Wedding Coordination, ovvero l’arte di coordinare tutto al meglio il giorno del matrimonio, “quello che non vedi, ma c’è”.
Avete presente gli allestimenti bellissimi, i dettagli curati con amore e precisione e gli eventi che filano lisci in armonia? Ecco, non è magia, si chiama lavoro, dedizione, gusto estetico e, ovviamente, organizzazione.
Spesso i futuri sposi ignorano il mondo, che io chiamo, del “retro-wedding”, si pensa che il lavoro della wedding planner sia sempre facile, immediato e divertente. In realtà se tutto sembra così ad occhi non esperti è perché chi ha lavorato, l’ha fatto bene e con professionalità.
Durante il giorno del matrimonio tutto deve andare bene, anche quando ci sono degli imprevisti, perché ci sono, quasi sempre. La sfida è reagire velocemente e trovare la soluzione per risolvere il problema. Siamo lì per gli sposi e i loro ospiti e lavorare con il sorriso è una delle prime regole. I tempi sono spesso serrati, si corre di qua e di là, si allestisce tutto e si organizzano i fornitori, la logistica e le tempistiche. Si tirano su pesi, non indifferenti, si carica, si scarica, ci si sveglia all’alba e si va a dormire alle prime ore del giorno dopo.
Per farvi capire nel concreto cosa voglia dire il servizio di
“Wedding Coordination”
ho pensato di riportarvi un mio timing tipo,
pensando al mio ultimo matrimonio:
Partiamo dal mese prima del matrimonio: ricontatto tutti i fornitori scelti, invio loro tutto il necessario per “studiare” l’evento e per avere la situazione sotto controllo. Quindi: timing, indirizzi e numeri utili, piantine e indicazioni logistiche. Oltre a richiedere tutte le loro necessità per la giornata. Se necessario, si fissa un ultimo sopralluogo in location con tutto il team di lavoro.
Il giorno prima del matrimonio:
se necessario, penso al pre-allestimento delle location coinvolte, ritiro tutti i materiali necessari (anche una settimana prima), carico tutto in macchina o, quando serve, su un camioncino.
Il giorno del matrimonio:
- 5.30: Sveglia all’alba per ricontrollare tutto e preparare le ultime cose.
- 7.00: Ritiro Bouquet e accessori sposa
- 8.00: Consegna Bouquet e accessori sposa
- 8.30: Parte del Team in Chiesa per allestire e controllare tutto
- 9.00: Parte del Team in location per allestire tutto, controllare i tavoli, la mise en place, controllare più volte la disposizione degli ospiti
- 10.30: inizio cerimonia
- 11.30: fine cerimonia, consegna del riso e dei vari dettagli decisi. Gestione della logistica degli ospiti con minivan e/o macchine varie.
- 12.00: Cambio divisa
- 12.30: tutti pronti per l’arrivo degli ospiti
Inizio aperitivo: accoglienza ed assistenza per gli ospiti e per gli sposi
Inizio ricevimento: in sala per controllare che gli ospiti trovino il loro posto con facilità
Durante il ricevimento: si cambia mood e atmosfera alla sala che ospiterà il party. Allestimento dei vari punti necessari, dalla confettata (che io non metto mai a disposizione degli ospiti dall’aperitivo), al tavolo bomboniere fino al taglio torta. Nel frattempo si cerca di mangiare qualcosa, tra un allestimento e l’altro e un occhio sempre vigile sulla sala del ricevimento.
Al termine del ricevimento: comincia la festa e i rituali conclusivi, come taglio torta, lancio del bouquet, primi balli.
(Durante tutto il matrimonio, ci si confronta con i fornitori per le tempistiche, per ampliare o diminuire le tempistiche dei vari momenti, in base all’andamento della festa. Perché il matrimonio non è una realtà “statica” e noi ci adattiamo e riformuliamo i momenti in base al flusso e all’energia della giornata, per fare in modo che tutti i desideri degli sposi vengano esauditi e che tutto venga realizzato e vissuto in armonia)
Al termine della festa: si comincia a disallestire tutto, quindi ricomincia la fase di carico e scarico, spesso entro i tempi stringenti che dettano le location o i servizi di noleggio.
Si riparte verso casa, con la macchina piena di allestimenti, soddisfazione e gratitudine.
Al termine di ogni matrimonio mi chiedo come facciano le coppie che non scelgono una wedding planner per coordinare il loro giorno. Non è presunzione, davvero, semplicemente riconosco il lavoro che svolgo con il mio team, a fine giornata arriviamo sempre abbastanza stanche, ma di una stanchezza buona, fatta di soddisfazione e felicità.
Ma ora veniamo al mio regalo per le coppie del 2020!
Ormai sono già 3 anni che il mio regalo è sempre uguale, perché credo che tutte le coppie di sposi dovrebbero vivere il loro giorno serenamente, emozionandosi e godendosi i propri ospiti. Quindi, eccoci!
Il mio regalo è uno sconto del 10%
sul servizio di “Wedding Coordination” per le coppie che si sposeranno
ad aprile, a maggio o la prima settimana di giugno del 2020.
Lo sconto è valido per tutte le richieste che arriveranno
entro il 6 gennaio 2020.
Per ricevere un preventivo di partenza e fissare un incontro, puoi compilare questo modulo, indicando i vostri dati.
Per sbirciare tutti i miei servizi wedding, invece, clicca qui!
Laura Amanda
Ph credit: Postcard from Italy
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